merhaba@hergunogren.com

Geribildirim Nasıl Alınır ve Nasıl Verilir?

İş hayatı içinden önemli konuları, kısa videolarla öğretir. Onlarca kitabın özünü damıtır, izleyiciye ulaştırır.

Geribildirim Nasıl Alınır ve Nasıl Verilir?

Geri bildirim

Bir araba düşünün. Sıfır geribildirim aldığımız senaryoda saatte 200 km ile araba kullanırsak tabi ki kaza olur. İş hayatında da aynen böyle oluyor. Bu nedenle geribildirim biraz karmaşık, hakkında çok konuşulan ama daha iyi anlaşılması gereken önemli bir konu.

Hayatın o kadar içinden bir konu ki, kuaförden çıktığında saçının nasıl olduğunu duymak, öğrenmek istiyorsun. Bir ihtiyaç aslında. Sahnede bir konuşma yapıp indiğinizde de ilk sorduğunuz nasıl geçtiğine dairdir. Marshall Goldsmith: “Geribildirim bir hediyedir.” der. Dolayısıyla kıymetini bilmemiz gereken önemli bir hediye. Taktikler verip, modellerden bahsedeceğiz. Geribildirimin verilmesi ve alınması için en doğru zaman ne? Farklı karakter tipleri bu konuya nasıl yaklaşıyor? Tümünü bu serimizde bulacaksınız.

Geribildirim 101: Nasıl Alınır ve Verilir? En Temel Prensipler

Spesifik olmalı: Mutlaka yaşanmış, gerçekmiş bir olay olmalı.
Saygı: Her ne olursa olsun karşı tarafa saygılı olunmalı.
Tone of voice: Beden diline de dikkat edilmeli. Her şey konuşmadan ibaret değil.
İzin almak: Karşındakinin rızasını almak. “Aklında bir geribildirim var. Seninle paylaşabilir miyim?”
Kişiliğe dair olmamalı: Karşımızdakinin kişiliğine ait geribildirim vermek kimsenin haddi değil.
Kendini rahatlatmak için olmamalı: Kendini deşarj etmek için geribildirim verilmemeli.
İşe yarar bir amacı olmalı: Geribildirimin işe yarar bir amacı olmadıkça anlamı olmaz.

Farklı Karakter Tipleri ve Geribildirim Kilometresi

geribildirim

PCM (Process Communication Model)

Amerikalı psikolog Prof. Dr. Taibi Kahler tarafından teorisi geliştirilmiş oldukça sağlam ve klinikte ortaya çıkmış bir teori. Daha sonra NASA ile iş dünyasında da kullanılmaya başlandı. PSM’e göre 6 farklı kişilik var ve bunların hepsi hepimizde var. Ancak bunların sıralanışı ve bazı farklı. Bu nedenle de kombinasyon çok farklılaşıyor. Çeşitli nedenlerle bazılarını daha fazla kullanıyoruz. Bu modeller gerçeğin kendisi değil bir temsili. Kompleks olduğu için basite indirgemeci modeller kullanıyoruz.

Her kişiliğin iletişim kurma modeli farklı. Bazına göre iletişim kurarsın. Dolayısıyla bir şey anlatırken onun dilinden geribildirim veriyor olmalısın yani data ve bilgi kullanıyor olmalısın çünkü rasyonel akıl devrede. Örneğin rebel da enerjiyle hareket ediyor. Bunun sıralanışı bizim günlük iletişimimizi belirliyor. Geribildirimi de daha rahat alıyoruz. Radyo frekansı gibi düşünürsek çakıştığı zaman iletişim gerçekleşiyor. Çakışmadığında miscommication dediğimiz iletişim problemleri meydana geliyor.

Örnekler

Thinker (Düşünen): Rasyonel akıl ve mantıkla hareket edenler. Analiz ederek data ve bilgiyle beslenirler.
Rebel (Asi): Çocuk egoyu yansıtır. Renkli, daha hareketli ve sosyal kişiliklerdir.
Geribildirim kilometresi: Uzun zaman geribildirim alıp vermiş bunu yaşamış olan insanların geribildirim kilometresi fazla. Buna bağlı olarak da geribildirimi daha kolay alıp daha iyi verebiliyorlar. Düşük olanlar ise daha reaktif kalıyor. Yani biraz karakter özellikleriyle de bağlı.

Karşı taraflardan farklı kanallardan geribildirimi aldığında aslında o kasını da kullanmaya alışıyorsun. Bir asansör düşün. Az kullandığın farklı bir kata çıkıyorsun. Karşındakiyle uyumlanmak için asansörle geliyorsun ama bir an önce kendi baskın özelliğine dönmek istiyorsun. Çalıştıkça yani ne kadar o kası kullanırsan, oradaki esnekliğin artıyor.

Daha iyi geribildirim vermek ve almak için en önemli nokta karşındakini çok iyi tanımaktan geçiyor. Olmazsa olmaz koşul önce kendini tanımak, karşısındakini tanımak ve o kişiye uygun iletişim kanalı ile gitmek, ezbere gitmemek gerek. Sadece ne dediğimiz değil, nasıl dediğimizin de çok önemli olduğu unutulmamalı. Yüz ifademiz, mimikleriniz, duruşumuzla da konuşuyoruz.

Her kişiliğin iletişim kurma modeli farklı
Karşındakini çok iyi tanı ki onunla doğru iletişim kurabilesin

Geribildirim İçin Doğru ve Yanlış Zamanlar Neler?

En güzel geribildirim taze olan. Ne var ki duygusal bir reaksiyon hali varsa karşı tarafta yani hazır değilse, o süre geribildirim vermek için doğru zaman değil. Örneğin çok gergin bir toplantıdan hemen sonra geribildirim vermek çok doğru olmayabilir. Bu durumda zaten içe dönmüş birini daha da geri itmiş oluruz. Geribildirim aldığımız zamanlara hassas ve kırılgan olduğumuz zamanlar. O yüzden kişinin sakin, soğukkanlı olduğu zamanları beklemek lazım. Çeyreklik, aylık, yıllık dönemlerde uzun ve detaylı geribildirimin yanında kısa vadeli geribildirimler gerekiyor. İkisi beraber olduğunda en iyi sonuçları alabiliriz.

Hem uzun ve hem kısa vadeli olsun
Geribildirimi hemen verebiliyorsan ver
Karşı tarafın hazır olup olmadığına dikkat et

COIN Metodu ile Adım Adım Geribildirim Vermek

Ekipten biri özellikle toplantılarda kendi fikir dışında bir fikir üretildiğinde buna tahammül edemiyor. Agresifleşiyor, ses tonu yükseliyor ve duygularını yönetmekte zorlanıyor. Bu konuda ona adım adım iyi bir geribildirimi nasıl verebilirim?

Vereceğin ana mesajı iyi düşün, iyi planla çünkü kelimeleri çok doğru seçmek gerek. Vermek istediğin ana mesajı düşün. Örneğin duygusal olarak agresif tepki vermek ekibin verimini düşürür. Mesajı netleştirdikten sonra yapılması gereken ikinci şey, doğru zaman olup olmadığına bakmak. En doğru zaman ne zaman olur? Yani hemen mi yoksa beklemek mi gerekecek? Kişinin duygusal olarak buna hazır olması gerek. Belki kişi çok gergin bir toplantıdan çıktı. Hemen arkasından geribildirim vermeye çalışmak doğru bir zamanlama değil. Üçüncü olarak ortam doğru mu değil mi buna bakılmalı. Kalabalık bir ofisin içerisinde 15 kişinin duyabileceği bir şekilde geribildirim vermek en doğru hali olmayabilir. Belki bir toplantı odasına davet etmek, çay içmeye davet ederek orada söylemek ya da daha organik, doğal bir ortam yakalamaya çalışmak daha iyi olacaktır.

Bu noktadan sonra izin isteme noktasına geliyoruz. Bu noktada ben şöyle diyorum: “Gözlemlediğim bir şey var. Bir geribildirimimi paylaşmak istiyorum seninle. İzninle paylaşabilir miyim? Duymak ister misin?” bunun karşılığında hayır cevabı almaya da çok hazırım. Alınmam ya da kızmam. Daha doğru bir zamanı beklerim. “Ne zaman konuşalım?” diye sorarım. O an hazır olmayabilir, bir derdi vardır, telefon bekliyordur, bir iş yetiştirmeye çalışıyordur yani onun için uygun bir zaman olması önemli. Tüm bunlarla sahneyi hazırladıktan sonra artık COIN Metodunu kullanmaya başlamak lazım. COIN Metodu, geribildirimde çok kullanılan bir yöntem.

COIN Metodu

Yöntemin baş harflerinin açılımı şöyle:
Context (Ortam/Bağlam)
Observation (Gözlem)
Impact (Etki)
Next Steps (Bundan sonraki adımlar)

Toplantı ortamı var. Bizim geribildirim verdiğimiz kişi ile ilgili birisi yorum yaptı. Bu bağlam. Gözlem de olayı spesifikleştiriyoruz. O kişinin o reaksiyonunu tam olay çerçevesinde netleştiriyoruz. Örneğin; “Mehmet seni bu konu hakkında uyardığında gerçekten ses tonunun yükseldiğini gözlemledim.” Etki, bu davranışın diğer insanlar ve/veya iş sonuçları üzerindeki etkisi. En basit haliyle, gerginlik yükseldiğinde ekibin sorun çözme becerisi aşağı düşer, insanlar gerilir, endişe seviyesi artar, üretim seviyesi düşer. Bundan sonraki adımlarda ise, karşı tarafın da bu geribildirim üzerine düşünmesi ve fikir üretmesi lazım. “Ben bunu çözmek için neler yapabilirim?” son adımda da, karşı tarafla bir diyalog olması lazım. Tek taraflı bir deklarasyon şeklinde olmaz. Yargı cümlesi içermeden, mümkün olduğunca onun da fikirlerini alarak ve günün sonunda el sıkışarak konuyu kapatmak gerek.

“Sence bu durumu nasıl çözebiliriz? Sence bu negatif duyguları yaşamayacağımız ortamı nasıl yaratabiliriz? Buna birlikte bir çözüm bulmaya çalışalım. Ben nasıl yardımcı olabilirim?”
Vereceğin ana mesajı iyi düşün
En doğru zamanı bul
Doğru ortamı bul
İzin iste
COIN Metodunu kullan

Drama Yaratmadan Geribildirim Almak

geribildirim

Bir yönetim kurulu toplantısında yanımda çok uzun zamandır tanıdığım ama çok da yakın arkadaşım olmayan başka bir yönetici arkadaşım var. Toplantıdan çıkınca bana: “Göstermiş olduğun tavır toplantıdaki çoğu kişi tarafından çok negatif karşılandı.” Bu geribildirimi ben istememiştim ama bir yandan da doğru mu değil mi diye tereddütte kaldım ve bana biraz sert bir geribildirim gibi geldi. Böyle bir durumu nasıl yönetebilirim?

Johari Penceresi’nde bilmediğimizi bilmediğimiz bir alan vardır. Dışarıdaki insanlar bunun farkında ama ben bilmiyorum. Düşününce çok korkutucu. Buna benzer bir durum olabilir. Çevrendeki diğer inşalara da aynı şeyi sorarak geribildirim alabilirsin. Yani sadece o kişinin geribildirimi ile sınırlı kalma. O yüzden kurumsal hayatta 360 geribildirimin bir kıymeti var. Tek kişiden alınan geribildirim daha sübjektif ve o kadar anlamlı bir data olmayabilir.

Güven

Bunun yanında güven ve dolayısıyla kimin söylediği de çok önemli. Gerçekten güvendiğin birinden gelirse zaten sorgulamayacaksın. Geribildirim aldığımızda kendimizi Stephan Karpman Drama Üçgeni’ndeki kurban pozisyonunda konumlamamamız lazım. Üçgenin köşelerindeki yargılayan, kurtaran ve kurban var. Böyle bir eleştiri aldığımızda kendimizi savunmada hissedip bir kurban pozisyonuna sokabiliriz. Bu durumda geribildirim vereni de yargılayan olarak konulmuyoruz. Bu üçgenin içinde kaldıkça olaylara objektif bakışımızı kaybediyoruz. Bu nedenle mümkün olduğunca kurban psikolojisine girmeden, ne dediğine dikkat ederek ama doğru olarak kabul etmek durumunda da olmadan sadece onu dinleyip, teyit edip, gerçekten yapılacak bir şey varsa da daha sonra aksiyonunu almak gibi düşünebiliriz.

Bu konudaki iyi kaynaklardan biri Marshall Goldsmith’in İş Dünyasında Zirveye Giden Yol kitabında geribildirimi merkezine alıyor. Geribildirim vermek kadar almak da kolay değil. Eğer geribildirim almak konusunda kendinizi çok amatör hissediyorsanız yapabileceğiniz en iyi şey çok tepki vermemek, teşekkür etmek, yalnız kaldığınızda objektif olarak değerlendirmek.

Canlandırma Spontan Geribildirim

#1 Konuşurken telefona bakmak

geribildirim

Gaye: Geribildirim subjektif bir şey de olabilir. Yani sadece benim kendi rahatsızlığım da olabilir. Artık telefon o kadar hayatın içindeki, rahatsız olmayan birçok insan da çıkabilir. Ben rahatsız oldum ve bunu dile getirdim.

Ozan: Yargılayıcı bir dil kullanmadın. Herhangi bir aşağılama ya da gerginlik hissetmedim o diyalog içerisinde. Böyle bir durum olduğunda kendin iletişim kurmakta zorlandığını söyledin. Ben de kabul ettim. Üzerine konuşacak bir şey de bulamadım çünkü beni rahatsız etmedi ve bir uyarı olarak aldım ve üzerine düşününce de sana hak verdim. Bu konu çok uzasaydı kötü olurdu ama uzamadı.

#2 Yanlış e-mail

Ozan: Bu senaryoda müşteri hem teklif istemişti hem de e-mailde bazı sorular sormuştu. Ben sorulara cevap vermeden sadece teklifi gönderdim.

Gaye: Yargılama olmasın istedim ve olayı benim kendi değerlendirmem olsun istedim. COIN’den gidersek müşteri özelinde spesifik olmaya çalıştım.

Ozan: “Böyle yapacaksın.” deyip bitirmedin. Nedenini de söyledin. Bana göre çalışan noktalardan biri buydu. Yani bir emir ya da yönlendirmeden daha ziyade böyle yapmanın daha doğru olduğunu çünkü müşterinin bunu beklediğini açıkladın. İyi yönetici perde kaldırır deriz. Yani burada müşteri tarafındaki bir sorunu görünür kılıyorsun o perdeyi kaldıran bir yönetici olarak.

#3 Toplantıya geç kalmak

Gaye: Sen sinirlenmiştin ben geç geldiğim için. Sana da hak verdim ama seni tanıdığım ve sana güvendiğim için tonunda beni rahatsız eden bir şey yoktu. Yargı içeren bir cümle geçti arada “Daha önce de konuşmuştuk” gibi ve başkası olsa alınabilirdim. Bu normalde rahatsız edici bir ton olabilir. O yüzden de bu gibi ifadeleri kullanmamaya çalışıyoruz. Bu durumlarda daha nötr durmak ve ben dilinden konuşmak lazım. Yani kişinin ikinci, üçüncü defa geç kalmasına rağmen bir yargıya varmayıp kendi beklentini iletmen gerekiyor. Eğer yargı ve eleştiri içerirse bu karşı tarafta savunma oluşturuyor. Bu durumda da geribildirimden çok karşı taraf ile iletişimin koptuğu bir noktaya götürüyor bizi.

Canlandırma Planlı/Dönemlik Geribildirim

Karşılıklı bir geribildirim alma ve verme simülasyonu yaptık. Çalışan ve çalışmayan noktalara bakalım.

geribildirim

Gaye: İyi şeyler duymak çok iyi geliyor fakat ben senin tonunu yani ifade ediş tarzını çok beğendim çünkü realite, fact, bilgi tüm bunları ortaya koyarak anlattın ve kişiselleştirmedin. Yargı cümlesi de yoktu.
Ozan: Ben de bazı ifadelerde daha dikkatli olmaya çalıştım. Özellikle micro manage edilme ya da büyük resmi görme konusunda böyle yapman yanlıştır demedim ama böyle yapman benim karakter yapımda çalışmamı zorlaştırıyor dedim.
Gaye: Bu çok iyi çalıştı çünkü kendi açından konuyu değerlendirdiğin için bende herhangi bir savunma ya da rahatsızlık oluşturmadı. Sen büyük resmi göremediğini söylüyorsun. Bir yönetici olarak baktığında bir lider olarak çalışanlarımıza yön göstermemiz gerekiyor. Eğer büyük resmi görmüyorsa sonuca giderken kişi zorlanacak. Bunu duymak bana çok iyi geldi çünkü yoğunluktan ıskaladığım bir şey bu. İyi ki söyledi diye düşündüm ve bundan sonra da dikkatli olmak adına ne tür aksiyonlar alabileceğimi düşündüm.

Geribildirim verirken neler düşündün? İfade veya tepkilerimden nasıl okumalar yaptın?

Gaye: Ben proje deadline’larının geciktirildiğini düşünüyorum ama senin tarafından bakınca sen de çok çalışıyorsun, elinden geleni yapıyorsun. Dolayısıyla burada başka sorunlar da olabilir. Bunları oturup konuşalım diye düşündüm.
Ozan: Bence çok güzel yakalamışsın çünkü bunu çizmeye çalışmıştım. Eğer konu orada çözülmezse ileride daha büyük bir soruna dönüşebileceğini göstermeye çalıştım.
Gaye: İletişim aslında sadece söylenenler değil. Söylenmeyenler de iletişimi oluşturuyor. Geribildirim seansı sırasında karşımızdakini gözlemlemek de çok değerli. Spontan olarak süreci iyileştirmemiz ve akışını değiştirmemiz için de bize fırsat tanıyor.
Ozan: Şöyle bir zorlama noktası vardı. Tamam deadline’lar iyi güzel de biz iyi yapıyorsak sen gidip üst yönetimle gidip bizim adımıza bunun pazarlığını yapacak mısın? Çoğu yönetici bu noktada bunu bir saldırı olarak algılayabiliyor. Orada açık görüşlü olması gerek.
Gaye: Şeffaflık önemli. O nedenle kaynak tarafını yönetemeyebilirim dedim.
Ozan: Teoride her şey çok yalın. Pratiğe geçtiğinde karışmaya başlıyor. O yüzden geribildirim kilometresi yapmak lazım.

Geribildirimin Amacı Geleceğe Hizmet Etmektir (Feedforward Kavramı)

İki keşiş manastıra gitmek üzere yola çıkıyorlar ve nehir boyu yürüyorlar. Nehrin kıyısında bir gelin görüyorlar. Gelin oturmuş ağlıyor. “Karşıya nasıl geçeceğim? Geçersem gelinliğim ıslanacak.” Keşişin geline dokunması yasak. Keşişin biri dayanamıyor ve gelini sırtına alıp karşıya geçiriyor. Diğer keşiş yol boyu bunu nasıl yaparsın diye söyleniyor. En sonunda diğer keşiş: “ben gelini nehirden geçirdim, sen ise nehir boyu onu taşıdın. Hala da taşıyorsun. Geçmişi geçmişte bırak ve ileriye doğru bak.” diyor. Böylece Marshall Goldsmith bunu ileribildirim kavramına çok güzel bağlamış oluyor.

Yani geribildirim geçmişle ilgili değil, gelecekle ilgili bir şey. Feedback (geribildirim), feedforward (ileribildirim) gibi kavramlar var. Ben feedforward terimini çok sempatik bulamıyorum çünkü benim için geribildirim zaten geçmişle ilgili bir şey değil ama bir yandan da bu hikayeyi anlatma sebebimiz şu ki bazen geribildirim geçmişle ilgili olarak algılanıyor. Böyle düşünenler için iyi bir örnek.

Geribildirimin Kavramsal Yönü

1990’lı yıllarda Marshall Goldsmith ile Jon Katzenbach tarafından geliştirilmiş bir kavram. Geribildirim o an olduğumuz durumu gösteriyor der ama geribildirimi aldıktan sonra asıl aşama zaman içerisinde ona göre bir davranış değişikliği geliştirmek. Örneğin, ben iyi bir dinleyici değilsen güvendiğin birkaç kişiye git ve iki tavsiyede bulunmasını iste bu konu ile ilgili ne yapabileceğine dair diyor. Bu arada seni tanımayan insanlarla da yapabilirsin sadece seni tanıyanlarla yaparsan onlar daha iyi fikir üretirler. Ben bunu eğitimlerde yapıyorum ve çok iyi çalıştığını görüyorum. Halka olarak duruyorlarken herkes birbirine bir gelişim alanını söylüyor ve diğerleri fikir üretiyorlar. Burada çarpıcı olan şu; hiç yorum yapmıyorsun, sadece teşekkür ediyorsun.

Bazen insan sessiz kalırsa bir geribildirim karşısında nedense cevap vermek zorunda hissediyor. Halbuki bir geribildirime sessiz kalmak onu kabul ettiğimiz anlamına gelmiyor. Bir savunmada olmak zorunda değiliz. Karşı taraf doğru söylüyor olmayabilir. Saygıyla dinler içimizden deriz ki katılmıyorum. Bunu demeden önce bizim için faydalı olabileceğini de unutmamak lazım. Farklı bakış açıları olduğundan bir fırsatı da kaçırıyor olmak olası. İçlerinden bazılarını aksiyon haline dönüştürürsün ya da dönüştürmezsin. Bu sana kalmış.

Geribildirim geçmiş üzerinden kuvvetini alıyor olabilir ama en nihayetinde gelecek için yapılan bir konuşma. Geçmişi değiştiremeyiz. Bir faydası olması gerekiyor. Hatta şöyle söyleyelim. Benim geribildirim vermeyi gerekli görmediğim senaryolar, o kişiyle çalışmaya devam etmeyeceksem geribildirim vermeyi gerekli bulmuyorum.

İş Hayatına Yeni Girenler İçin Geribildirim

Elinde bir damla kırmızı boya olduğunu düşün. Küçük bir akvaryuma damlattığında rengi değişiyor. Aynı boyayı alıyorsun (geribildirim boyası olarak düşün) ve bir havuza damlatıyorsun. Havuzun rengi ise pek değişmiyor. Senin şu ana kadar hayatında topladığın geribildirimlerin sayısı ve boyutu arttıkça, o geribildirimi öğütme, sindirme, olgun bir şekilde anlama ve bundan etkilenme oranın azalıyor. İş hayatına yeni girdiğinde ise ters bir geribildirimi kaldırmak çok zor olabilir.

Üniversite de geribildirim var ama farklı şekilde. Tüm sınıfla beraber veri merkezli gibi alıyoruz. Öğretmen ve öğrenci arasındaki değişim her gün bile olabilir. Canlı bir iletişim var. Okuldan sonra iş hayatına başladığında geribildirimin şekli ve sıklığı değişiyor. Araştırmalara göre yöneticiler %95 feedback vermiyor şeklinde bir istatistik var. Yöneticilere sorulduğunda ise onlar verdiklerini söylüyorlar. Yani ortada bir kopukluk var.

Anna Caroll – The Feedback Imperative: How to Give Everyday Feedback to Speed Up Your Team’s Success (Takımının Başarısını Arttırmak İçin Her Gün Nasıl Geribildirim Verilir?) neden her gün çünkü sıklığı önemli. Caroll hava durumu gibi düşünün diyor. Sürekli güncelleniyor ve isabeti artıyor. Sen ne kadar sık geribildirim verip güncellersen sonuca o kadar hızlı ulaşırsın ve karşıdaki kişide de o kadar işe yarar diyor.

Geribildirimin iyi olması için taraflar arasında sözsüz bir anlaşma olması lazım. Maksat üzüm yemek; bağcıyı dövmek değil. Yani en çok kişi içi ve en iyi çalışan sistemi kurmak. Çalışmayanlara odaklanalım, niyet olarak eşleşelim, sıklaştıralım. Özellikle iş hayatına yeni giren, 2-3 senelik tecrübeye sahip olanlar için geribildirimin duygusal olarak daha zor olduğunu anlıyoruz ama bu havuz büyüdükçe bir rahatlama olacak. Ayrıca geribildirimin niyeti konusunda bir rahatlama olacak. Bunlar oldukça kolaylaşacak. Kullandıkça gelişecek bir kas olarak da düşünebiliriz.

Çalışandan Yöneticiye Geribildirim (Yukarı Doğru)

geribildirim

Türkiye’de patronların ya da kurumlardaki üst düzey yöneticilerin büyük çoğunluğu çalışanlarından geribildirim almıyorlar. Alanlar genellikle daha büyük kurumsal organizasyonlar içerisindekiler oluyor. Bunlarda 360 derece değerlendirmeler var ama daha kobi seviyesine inildikçe ve patronlaşma başladıkça nasıl ki bir imparator tebaasından fikir almazsa (çünkü her şeyin en iyisi o bileceği için) onlar da çalışanlarından geribildirim almaz. Oradaki temel düşüncede bilimsel bir yön var oraya doğru gidelim değil, bu işin patron için bir doğrusu var.

Bir eğitimde: “Hiç sizi dağıtan bir geribildirim aldığınız oldu mu?” diye sorduğumda yöneticilerden biri dedi ki: “Beni o kadar etkiledi ki, ertesi gün izin aldım ve kızımla dolaştım.” Başka bir yönetici: “Ben otorite figürüyüm, karar noktasıyım. Bana vermeleri çok zor. Ben bir kutu yaptım ve hakkımdaki gözlemlerini o kutuya bırakmalarını istedim. Sonrasında bir liste çıktı. Bazılarına çok sinirlendim, katılmadım ama eşime gittim, gösterdim. E sen busun dedi.” Böylece de kendini değiştirmek için o kabul noktasına gelmiş. Dönüşüm de zaten bu noktadan sonra başlıyor.

Geribildirim bize ışık tutmak, ayna tutmak gibi. Bir davete gitmeden önce giydiğin kıyafete sadece karşıdan bakmıyorsun, farklı açılardan da bakıyorsun. İş hayatında da bu geribildirim konusu öyle. Bazı tanıdığım insanlar benim gözümde son derece mütevazi, anlayışlı, hoşgörülü, esprili ve harika insanlar ama başka biriyle konuşurken onun hakkında söyledikleri bambaşka olabiliyor çünkü herkesin algısı farklı olabiliyor. Organizasyon içinde orta seviyelerdeki bir müdürü düşünelim. Üst seviyeden başka, kendi müdürleri tarafından başka, ona bağlı çalışanlar ve çaprak ekiptekiler tarafından başka gözüküyor olabilir. Tam da bu nedenle hepsinden geribildirim almak gerek. Olabildiğince holistik, bütünsel bir bakış açısıyla yaklaşmak gerek. Bu aynı zamanda geribildirim alan kişiye şunun güvenini veriyor, dengeleyici faktörleri görmeyi kolaylaştırıyor. Gelen kötü bir geribildirimi iyi olanlarla dengeleyebiliyor. Hem daha fazla analiz edebiliyorsun. Yani çok çeşitli dış sese kulak ver.

Dış sese kulak ver
360 derece geribildirim al
Geribildirimin zor da olsa senin için faydalı olduğunu unutma

Dobra Samimiyet

Kim Scott’ın kitabı Radical Candor (Dobra Samimiyet)’da şöyle anlatıyor: bir çerçeve düşünün. Bir tarafında önemseme var, bir tarafında da zorlayıcı olmak var. Çok zorlayıcısın ama hiçbir kişisel samimiyet ve yakınlık göstermiyorsun. Bu durumda insanlar seni anksiyete yaratan, zorlayan ve gerçekten tiksindirici bir agresyon (obnoxious aggression) olarak yorumluyorlar. Eğer çok önemsiyorsan, çok yakınlık kuruyorsan ama hiç zorlayıcı değilsen bu da kişiyi işten koparıyor, gelişmesini engelliyor. İnsan olarak seviyorsun ama iş ortamında birçok sorun yaşıyorsun. O da verimsiz bir samimiyete neden oluyor. İkisi de olunca radical candor yani dobra samimiyet oluyor. Hem karşındaki seni olduğun kişi için seviyor ve yanında olduğunu biliyor hem de iş ile ilgili sana güvenebiliyor.

Authentic leader (sahici lider) kavramı da bununla bağlantılı. Yani içinde geldiği gibi olabilmek ama çok içimden geldiği gibi, olduğum gibi olursam acaba karşı tarafta bunun bir sakıncası olur mu? Bizde kaygı yaratan tarafı bu. Oysa ikisini dengelediğimizde bunun bir sakıncası olmayacağı ortada.

Ozan: Somut örnekler üzerinden gidersek, en yakın çalıştığın insanları düşündüğünde bu insanlar senin hangi yemekleri sevdiğini, nasıl müzikler dinlediğini, ailenle ilgili noktalarını, kızdığın şeyleri, gelecekle ilgili hayallerini bilirler mi, paylaşır mısın?

Gaye: Paylaşırım. Tabi ki bir ölçüsü ve sınırı var ama benim kızımın neden hoşlandığını bilirler mesela ya da bir gün evde bir şeye canım sıkılıp ondan sonra ofise gitmişsem bunu paylaşmak isterim çünkü neden moralimin bozuk olduğunu bilmeleri gerektiğini düşünüyorum. Aksi takdirde yoruma girecek. O nedenle mümkün olduğunca özelimi paylaşıyorum ve ben de dinlemek istiyorum.
Diyelim ki birlikte çalışıyoruz. İşle ilgili konular güzel ama kişisel olarak seninle ilgili hiçbir şey bilmiyorum. Muhtemelen biraz tehdit altında hissederdim. Bir tedirginlik ve samimiyetsizlik yaratıyor. Bunu kuvvetle savunan yöneticiler de var ama Kim Scott’un görüşü onların tam aksi yönünde.

İş sonuçları için zorla ama bir yandan da insanı önemse
Dengeyi iyi kur

Geribildirim Almak Vermekten Daha Zor

Douglas Stone & Sheila Heen’e ait Thanks for the Feedback: The Science and Art of Receiving Feedback Well bu konuya çok iyi hizmet ediyor. Kitaba göre, geribildirim iki yolun kesiştiği bir yerde oluyor. O yüzden bu kadar zor. Biri insan olarak olduğumuz gibi kabul görme isteğimiz, diğeri ise öğrenme ve gelişme isteğimiz. Geribildirim de tam bunun merkezinde çünkü geribildirim eleştiri gibi de algılanabilen bir şey hatta olumlu olduğu zaman bile bazen sorunlar var.

İkinci temada ise şunu söylüyor. İş dünyası geribildirim konusuna milyarlarca dolar harcıyor ve sebebi geribildirim verenin daha iyi olması için harcıyor ama bir geribildirim etkileşiminin başarılı geçmesi için işin %70-80’i geribildirimi alanın dünyasında olup bitiyor. Benim tecrübelerimde gördüğüm de şu ki, kurumsal hayatta hep geribildirim nasıl verilir üzerine odaklanılıyor. Oysa geribildirimin nasıl alınacağı da bir o kadar önemli.

Kitapta güzel bir çerçeve var. Bir geribildirim alışverişi yapıyoruz mesela ve söylediğin bir şey bir anda nabzımı yükseltebilir. Bu tetiklenmeyi yaratan şeyleri bilirsen daha iyi geribildirim alabilirsin diyor. Duygu durumu geribildirim sırasında çok önemli. Kendim için oradan ne kazanabilirimin üzerine kurgulamak lazım. Sonunda bir kazanç var ve duygu durumunu sağlayıp, iyi dinleyip, aksiyon almak ya da almamak benim elimde. Yapmak zorunda değiliz. Eğer gerçekten bana fayda sağlayacak bir şeyse yapmayı da düşünebilirim. Önce bir sakince dinleyip ne anlatılıyorsa almaya çalış, ondan sonra yapma ya da yapmama kararını verebilirsin.

Tetikleyicilerin Türleri

Sebeplerini bilelim ki yönetebilelim ve fayda sağlayabilelim. Kitaba göre insanlar aşağıdaki 3 ana nedenle tetikleniyor. Bu tetiklenmelerin sebebini bildiğimizde sakinleşebiliyoruz.

1. Doğruluk (Truth) Tetikleyicisi: Diyelim ki sen bana bir geribildirim veriyorsun bundan 3 gün sonra ve diyorsun ki: “Ozan HerGünÖğren çekimlerine gelmedin.” Doğru değil diye düşünmeye başlıyorum. Her zaman bu kadar basit olmuyor. Bazen rapor ulaşmadı diyorlar oysa ben yaptım o raporu. Hemen orada bir tetiklenme oluyor. Doğruluk algımızla çelişiyor. Bu çeyrek iyi performans göstermemişsin derse yöneticim ve bütün rakamlar aksini gösteriyorsa tetikleniyorum tabi ki.

2. İlişki (Relationship) Tetikleyicisi: Sen bana bu geribildirimi verebilecek kişi değilsin duygusu. Yani bu geribildirimi alırım ama senden almam. Güvenle ilgili olabilir, o kişide o otoriteyi görmüyor olabilir, niyetinin iyi olmadığını düşünüyor olabilir, arasındaki ilişki iyi olmayabilir vs. Örneğin, direktörüm verse benim kabul edebileceğim bir geribildirimi, yan ekipten iki hafta önce tartışma yaşadığım bir arkadaş veriyor. Ben de içimden onun iyiniyetine güvenmiyorum.

3. Kimlik (Identity) Tetikleyicisi: Söylenen şeyin doğru olup olmadığını biliyoruz. Kimden geldiğini biliyoruz ama her zaman işin içerisinde bir benlik meselesi var. Yani farklı geribildirim türleri olduğunu düşünelim. Bunlardan bir tanesi, ben uzun zaman insan kaynaklarında çalıştığım için iş görüşmesinde çok iyi olduğumu düşünüyorum. Benim işimin merkezinde. Bana gelen bir geribildirimde diyor ki: “Çok kötü iş görüşmesi yapıyorsun.” Yani benim uzmanlığım olan, kendime en çok güvendiğim konuda böyle bir eleştiri alıyorum ama diyelim ki çok amatör olarak fotoğraf çekmekle ilgileniyorum. Bu konuda bana gelen bir geribildirim olduğunda buna çok daha açığım çünkü benim kimliğimde o kadar merkezi bir yer tutmuyor.

Bir Soru Bir Cevap #1

Gaye: Hoşlanmadığın birinden geribildirim aldığında ne yaparsın?
Ozan: Bu kişiyle ilişkimin neden önemli olduğunu düşünür ve ilişkiye zarar vermeyecek şekilde, saygı çerçevesi içinde o geribildirimi dinlerim. Bazı durumlarda bilmediğimizi bilmiyoruz. O yüzden: “Bilmediğimi bilmediğim ne öğrenebilirim?” diye her zaman kimden gelirse gelsin, doğru olma ihtimalini aklımda tutar ve üzerine düşünürüm.

Ozan: Ne gerek var geribildirime?
Gaye: Geribildirim benim olduğum yerden bira daha ileriye gitmem için bir hediye olarak düşünülebilir. Aslında bu benim için faydalı bir şey çünkü bulunduğum bir yer var ve ben o yeri tam olarak algılayamıyor olabilirim. Dolayısıyla alacağım geribildirim benim ileri gitmeme fayda sağlayabilir ancak çok da kirletmemek lazım. Her konuyu, reaksiyonu ya da benim içimdeki kendi reaksiyonumu geribildirim vererek bir rahatlama aracı olarak kullanmıyor olmam lazım.
Ozan: Sözlerinden çıkardığım anlam şu ki, bu kavram etrafında yapılan birçok hata var ve bunlar geribildirimin asıl değerini etkiliyorlar.

Geribildirim hoşlanmadığın birinden de gelse dinle ve ciddiye alıp üzerine düşün
Geribildirime kapalı olmak, gelişime kapalı olmak demektir

Geribildirime Aşırı Hassas veya Kapalı Kişilerle Nasıl Çalışırım?

geribildirim

Herkes aynı karakter yapısına sahip değil ve iç dünyalarında bambaşka şeyler oluyor. Aynı cümleyi söylediğinde farklı insanlar çok başka anlamlar çıkarabiliyor. Psikiatrist Gabor Mate’nin çok anlamlı yaklaşımları var. Örneğin diyor ki, ben senin omzuna dokunsam senin hissedeceğin şeyle, omzunda açık yarası olan birine dokunduğumda onun hissedeceği şey arasında çok fark vardır. Dolayısıyla duygu dünyamızı, iç dünyamızı buna benzetebiliriz. Etki ve eylem aynı ama sonuçları çok farklı.

Kurumda veya daha küçük ekiplerde çalışan kişiler geribildirimlerinin hassasiyetlerini kalibre etmek zorunda. Karşımızdaki insanı ne kadar iyi tanıyıp, hassas noktalarını bilirsek geribildirimin kalitesini o kadar arttırmış oluruz. Paradoksik bir şekilde geribildirime çok kapalı olan insanlar belirli bir hassasiyetleri olduğu için kapalılar. Çok hassas insanlar da yönetemeyebiliyorlar. Geribildirim almak anlamında sağlıklı insan bunların arasındaki kişi oluyor.

Geribildirim verirken kendinizi: “Buraya nasıl geldik?” derken buluyorsanız şunu düşünün; herkes sizin geribildiriminiz bire bir aynı dahi olsa farklı alır. Bazı kişilerde temposunu, dozunu, sertliğini, yüksekliğini, netliğini attırmanız gerekebilir. Bazı kişilerde de kısmanız gerekebilir. Hassas kişiye yüksek dozda giderseniz ilişkiyi kırabilirsiniz; yüksek dozda gitmeniz gereken yerde çok hassas kalırsanız karşı tarafın sorundan haberi olmayabilir. Bu nedenle geribildirimlerinizin hassasiyetlerini iyi ayarlayın.

Karşındakini iyi tanı, hassasiyetlerini anla
Geribildirimleri buna göre ver

Kimin Geribildirimine Çok Değer Verir, Kiminkini Dikkate Alırsın? Neden?

Geribildirim alırken en kritik konulardan biri güven. Güvendiğim insanın söylediklerine daha fazla özen gösterir. Artniyeti yoksa ve o ilişkiye güveniyorsam daha can kulağıyla dinlerim. Kişi ilişkilerinde ne kadar samimiyse, içtense ve bunu bana geçirebiliyorsa bu güven ilişkisi oluşuyor. Burada bir tarihsellik var. Yani bir insanı sadece bir anlık bir kesit olarak tanımıyoruz. Belki aylardır, yıllardır beraber çalışıyoruz. Bir konudaki tavrını anlamaya çalışırken tüm tarihselliğine bakıyoruz. Geçmişte bana verdiği geribildirimlerde haklı mıydı diye sorguluyoruz. Olumsuz geribildirim verirken ne kadar dürüstsen aslında ilişkide güven oluşturan bir unsur haline de gelebilir.

Ben mesela kimlerin geribildirimlerini biraz kulak arkası ederim diye düşündüğümde karar kalitesine güvenmediğim insanlarınkini olduğunu fark ettim. Benimle ilgili olmaksızın herhangi bir olayla ilgili çıkarımlarına inanmadığım bir insanın benimle ilgili verdiği bir geribildirimle ilgili de daha temkinli olurum. Bu güvensizliğimin nedeni konuları bütün boyutlarıyla görmüyor, iyi değerlendirmiyor, objektif ve tarafsız olamıyor oluşu olabilir. Oysa geribildirimin sübjektif olmaması gerekir.

Geribildirim veren kişilerin başka alanlardaki karar kalitesine dikkat et
Kendin geribildirim verirken kredine dikkat et ve arttırmaya çalış

Bir Soru Bir Cevap #2

Bir organizasyon, geribildirimi silah olarak kullanan bir kişiyle nasıl baş etmeli?

Gaye: Kişinin toplum içinde karşı tarafı rahatsız etmek hatta belki küçük düşürmek amacında olması öncelikle toksik bir şey. Bu kişilerle iş ilişkisinin sonlandırılmasına kadar gidebilir bu durumun tekrarlanması. Organizasyon bunu geribildirimle çözer. Durumun böyle olduğunu düşünmek yetmez. Bunun için kanıtımızın da olması gerek. Sonrasında kişiye giderek yaptığım çıkarımı ve bunu neden bu şekilde yaptığını anlamlandıramadığımı söylerim.

Süre sınırı olan bir projede, kritik rolde yer alan kırılgan birine nasıl geribildirim verirsin?

Ozan: Söyleyeceğimiz şeyin içeriği ve söylenme şeklinin farklı olduğunu hatırlamamız gerek. Aynı cümleyi bazen daha şefkatli, daha yumuşak, daha karşı tarafın iyi yönlerini de dengeleyecek şekilde söylemek faydalı olabiliyor. Yani bir anda geribildirimi vermem ama sandviç tekniğini (bir olumsuz bir olumlu şeyler söyleyerek devam etmek) de uygulamam çünkü burada biraz yapay kalıyor. Dengeli bir resim çizmek adına kötüyle birlikte iyiyi de söylerim.

Geribildirim bazı insanlarda performans endişesi yaratıyor. Aslında geribildirim alabilecek olgunluğa sahip, söyleyen kişi ile arasında bir sorun yok ama o geribildirimi aldığında hayatla ilgili bazı anksiyeteler başlıyor. “Acaba bu şirkette benim geleceğim iyi olmayacak mı?” ya da “Ben başarılı bir çalışan olarak görülmüyor muyum?” gibi. Bu nedenle bunun ayrımını yaparım. “Böyle bir geribildirim var ama bu senin kötü bir çalışan olduğunu, kötü bir performans gösterdiğini ortaya koymuyor. Hatta şirkette pek çok kişi senden memnun ama bu düzeltebileceğin bir alan.” Diyerek kişinin kırılganlığına böyle bir koruyuculuk sağlarım. Kırılganlığını değiştirmesine dair o an bir şey söylemem çünkü yeri orası değil. Belki yılsonu değerlendirmesinde ilişkinin nasıl gittiğinin değerlendirildiği daha uygun olan bir ortamı beklerim.

Geribildirim verirken hem ne söylediğinin hem de nasıl söylediğinin önemli olduğunu unutma

Olumlu Geribildirimden Kaçınma

geribildirim

İnsanlar olumlu şeyleri söylemekte zorlanıyorlar. Takdir gibi. Sanki olumsuza bakmak, eleştirmek, işle ya da performansla ilgili bir şeyler söylemek insanı daha kuvvetli gösterirken olumlu bir şey söylemek değişik bir tür samimiyet, yakınlık gerektiriyor gibi düşünüyorlar.

Belki de bunun arkasında çocuklukta anne babalarımızın: “Aman seversem şımarır.” diye bir varsayımlarının olması vardır. Güvenli bağlanma yaşamamış insanlar kendi duygularını ve olumlu şeyleri ifade etmekte zorlanıyorlar ve biri bunu onlara yaptığında da fazla yakınlaşılmış hissedebiliyorlar.

İyi geribildirimi ya da takdiri almakta zorlananlar da oluyor. Oysa yapılması gereken şey çok basit. Teşekkür etmek. Bunun şöyle bir yanı da var. Ben birine iltifat ettiğimde ve karşı taraf onu alamadığında ben de kendimi kötü hissediyorum. “Ben zor olanı yapıp iltifatı ediyorum. En azından alsın.” diye düşünüyorum. Samimice yapılmış bir geribildirimi ben daha kolay alıyorum. Güvenmiyorsam tedirgin ve temkinli davranıyorum.

Daha Çok Pozitif Etki Yarat

John Gottman’ın araştırmalarında geçen bir noktaya değinmeden geçmeyelim. Herhangi bir ilişki içerisindeki her bir negatif etkileşimi yok ediyor. Sıfırlıyor ama negatifi yok edemiyosun. O her zaman var. O zaman daha çok pozitif etki yaratacaksın. Örneğin yöneticinle kavga ettiysen 6-7 tane pozitif etkileşim yaşadığında dengeleniyor. Yani krediyi hep pozitifte tutmak gerekiyor. Geribildirim konusunda da bu biraz böyle. Verdiğimiz 10 geribildirimden 9’u olumsuzsa karşımızdaki insan tabi ki de daha şüpheci yaklaşabilir bizim söylediğimiz şeylerin doğruluğuna ya da gerçekliğine. O nedenle ikisi arasındaki denge önemli.

Olumlu geribildirim vermekten de almaktan da çekinme
Teşekkür etmen alman için yeterli
Olumlu ve olumsuz geribildirimleri dengele
Gerekmiyorsa geribildirim verme

David Heinemeier Hansson ve Jason Fried’ın Rework (Sil Baştan) kitabında şundan bahseder. (bir verimlilik fonksiyonu aslında) Örneğin bugün zaman yönetimini yaparken şunu düşün: “Bu iş yarınki hayatımı zorlaştırıyor mu kolaylaştırıyor mu?” Tam da bunun gibi. Yani sen yarınki hayatında pozitif etkisi olacağını düşündüğün bir kişiyle birlikteysen geribildirim ver ama o kişiyle bir daha yolların kesişmeyecekse ve o da senden bir geribildirim beklemiyorsa gerçekten geribildirime gerek var mı? Enerjiyi boşa harcayama gerek yok. Her iki taraf için de işe yarayacaksa ve bir amaca hizmet edecekse geribildirim verelim.

Geribildirim Duygusal Bir İhtiyaç

Bu aslında o kadar kendi duygusal ihtiyaçlarımızla ilgili ki bu konu. Mesela biniyorsun taksiye taksinin içi inanılmaz sigara kokuyor. Bir daha binmeyeceksin o taksiye ama geribildirim verme ihtiyacı hissediyorsun. Mesela bir gün bindiğim taksi çok hızlı olduğundan geribildirim vermek yerine direkt indim.

Diyelim ki çok rüzgarlı bir günde Kadıköy-Beşiktaş vapurundan indin ve vapur çok sallandı, miden bulandı. Kaptana geribildirim vermen gerektiğini düşündün. Saatlerce uğraşıp kaptanı buluyorsun ve bu geribildirimi verdiğinde işe yaramaz. Gerçekçi olmak lazım. Kavgalarını seç. Baştan savma yapmak kolay ama iyi bir geribildirim vermek için enerji sarf edip, planlama yapman gerekiyor.

Geribildirim bir hediye ve herkese hediye dağıtmak zorunda değiliz. Hatta istemeyene hediye verince bazen hiç değeri de olmuyor ve çöpe gidiyor bazı hediyeler. O yüzden sadece gerekliyse geribildirim verin.

En Sık Yapılan 6 Geribildirim Hatası

1. Yargılama cümlesi olmasın, eleştiri içermesin

Yargılama cümlesi olup olmadığına karar vermek her zaman kolay olmuyor. Örneğin: “Ozan, sen beni 3’te arayacaktın.” ya da “3’te telefonunu bekledim Ozan.” da diyebilirim. Aslında aynı şeyi söylüyorum ama birinde yargılama var diğerinde yok. Uygulaması oldukça zor.

2. Zamanlamayı doğru tuttur

Yanlış zamanda geribildirim verme. Sabah ofise gelen bir arkadaşını daha yerine oturmadan çekip geribildirim vermeye çalışma ya da çok yoğun geçen bir günün sonunda verme. Yani karşı tarafın ruh haline dikkat edecek şekilde davran.

3. Uygun ortam yarat

Geribildirimi bire bir mi yapacaksın yoksa insanların içinde mi yapacaksın buna karar vermek lazım. Bire bir olması her zaman insanlar tarafından daha çok tercih ediliyor. Olumlu geribildirimi diğer insanlar arasındayken alabiliyoruz ama nispeten daha negatif olanı bire bir almak istiyoruz. Bunun yanı sıra pozitif de olsa geribildirimi başkalarının yanında almak istemeyenler de var.

4. Kendi duygusal ihtiyaçlarını geribildirim kılıfına sokma

Rahatlamak istiyorsan bir arkadaşınla sohbet edebilirsin ama karşı tarafa geribildirim verirmiş gibi kinayeli davranmak işleri zorlaştırıyor ve verimi düşürüyor.

5. Geribildirime gereken zamanı ve enerjiyi ayır

Karşımızdaki insana değer verdiğimizi hissettirmeliyiz. Eğer gereken zamanı ve enerjiyi harcayamayacaksam o geribildirimi vermemem daha iyi.

6. Karşındaki kişiyi iyi tanı

Geribildirime açık mı kapalı mı? Hassas mı? Karakter özellikleri nasıl? Bu gibi sorulara cevap vermeden geribildirim verilmemeli. Geribildirimin %50’sinden fazlası alanın dünyasıyla ilgili ve eğer kişiyi tanımazsan verdiğin geribildirim karşı tarafça alınamaz.

Önemli Hatırlatmalar

Benim için en önemli olan şeylerden bir “ama” ya da “evet ama”. “Ama” koçlukta da yasaklanmış kelimelerdendir. “evet ama” aslında sana katılmıyorum demek.

Kendi duygusal ihtiyaçlarını, geribildirim vereceğin ortamdan bağımsız tut. Yani rahatlamak, karşı tarafı ezmek için kötüniyetli olarak kullanma çünkü geribildirim anında sözsüz ve sessiz bir güven anlaşması var. Karşı tarafa aslında potansiyel olarak senin canını yakabilecek bir yetki veriyorsun anlık olarak. Dediğimiz gibi insan kabul edilmek ister olduğu gibi ama bir yandan da gelişmek ve öğrenmek ister. Geribildirim bunun tam merkezindedir. Elinde büyük bir kuvvet var. Büyük güç büyük sorumluluk getirir. Geribildirim verirken karşı tarafa faydasını düşün. Kendi psikolojik ihtiyaçlarını iyi ayır verdiğin geribildirimden. Duygu kontrolünü sağla ve duygusal durumunun seni yönlendirmesine izin verme.

İyi dinle

Bunu sabırla da ilişkilendirmek mümkün. Önce sonuna kadar dinleyelim. Hemen cevap vermemiz, reaksiyon vermemiz gerekmiyor. Acelemiz yok. Bazen hiç cevap vermek zorunda bile değiliz. Teşekkür edip bitirebiliriz.

İki tür geribildirim teması canlanıyor kafamda. Bir tanesi spontan, anlık, kısa vadeli, işin sıcaklığıyla gelen geribildirim bir diğeri de uzun vadeli, büyük resmi gördüğümüz daha retrospektif yani geçmişi değerlendirdiğimiz, daha ana ve büyük temaları konuştuğumuz çeyreklik, yıllık veya yarı yıllık toplantılarda konuşulan, biraz iş rakamlarının veya ilişkisel temaların dahil olduğu bir geribildirim. İki tür de şart çünkü ikisinin farklı farklı faydaları var.

Kendini Değerlendir

Geribildirimi veren olarak kendimizi de değerlendirmeliyiz. Bir süreçten geçtik ve acaba nasıldı? Bu konuda benim şöyle bir yaklaşımım var. 3 aşama düşünüyorum. Birincisi süreç yani süreç nasıldı? Nasıl planlanıp konuya girildi? Bir diğeri ilişki. O ilişki anı, o kontekste nasıldı? Ben o güven ilişkisini kurabildim mi? Söylemek istediklerimi yargı ifade etmeden karşı tarafa geçirebildim mi? Üçüncüsü de sonuç. Geribildirim seansı yaptık da ne oldu? Ben bunun sonucunda geleceğe dair birtakım adımlar belirleyebildim mi karşı tarafla beraber? El sıkışabildim mi?

Çok şey söylüyorsan, hiçbir şey söylemiyorsun. Kelimelerini dikkatli seç. Ne konudan çok bahset, ne de uzun uzun bahset. Ne kadar odaklı gidersen o kadar iyi. Aksi halde karşı taraf seni daha az dikkate alır.

“ama” ya da “evet ama” deme
Geribildirimi “kendini rahatlatma aracı” olarak kötüniyetli kullanma
Duygu kontrolünü sağla
İyi dinle, sabret
Geribildirimin uzun ve kısa dönemli olarak her iki şekli de önemli
Geribildirimi verenin de “süreç-ilişki-sonuç” bağlamında değerlendirme yapması gerek
Kelimelerini dikkatli seç

Görevler

Görev #1

Geribildirim serisinde ciddi yol kat ettin. Bu seride şunu çok net fark ettik ki, geribildirim bisiklet gibi teorik olarak dinlemekle değil uygulamayla gelişiyor. O yüzden sana bir görevimiz var. Hazır mısın görevine?

İlk olarak ekibinden güvendiğin birkaç kişi ile konuşarak senin gelişimine katkıda bulunabilecek geribildirim vereceğin bir kişiyi seç ve bir geribildirim toplantısı için anlaş. 30-60 dakika arasında bir toplantı olsun. İkinizde sen geribildirimi almak konusunda bir hazırlık yap. Karşı taraf hangi konularda geribildirim vereceği konusunda bir hazırlık yapsın ve takvimlerinize bunu hemen şimdi yerleştirin. Ardından uygun yer ve zamanı seçtiğinizden emin olun ve üçüncü bir kişiden destek isteyin. Bu üçüncü kişinin görevi gözlemci olmak. Şu ana kadarki HerGünÖğren prensiplerine bakarak hem geribildirim alanı hem geribildirim vereni inceleyecek ve onlara geribildirimleriyle ilgili geribildirim verecek. Bu uygulama yıl içerisinde 2 defa daha tekrarlamakla ilgili de kendinize özellikle not düşün. Hem geribildirim almak konusunda hem geribildirim verenler konusunda, hem de kişisel gelişiminiz konusunda katkısı olacak bir çalışma olmasını diliyoruz. Kolay gelsin.

geribildirim

Görev #2

Görevin geribildirim vermek. Geribildirim kilometreni arttırmak istiyoruz. Bunun için güvendiğin birini seç ve onunla bir geribildirim toplantısı yapmak istediğini söyle. Muhtemelen bu seriyi izleyenler arasında senden geribildirim almak isteyenler olacaktır ama olmazsa sen güvendiğin birini seçerek ona geribildirim vermek istediğini söyleyebilirsin. Uygun zamanı ve ortamı belirle. Görüşmeler 30-60 dakika arasında olabilir. Opsiyonel olmakla birlikte bu görüşme sırasında bir gözlemci belirleyebilirsiniz. Gözlemcinin elinde bir checklist olacak ve bu checklist’in detaylarını daha sonra sizlerle paylaşıyor olacağız. Bunu yıl içinde 2 kere daha tekrarlamanızı yani 2 kişiye daha geribildirim vermenizi istiyoruz.

Görev #3

Bu serinin en büyük faydayı sağlaması için son bir görev daha var. Bu sefer ekipçe uygulamanız gereken bir görev. Bu ay ya da önümüzdeki ay içerisindeki toplantılardan bir tanesine müsait bir zamana 1 saatlik daha uzatma koymanızı rica edeceğiz. Bu zamanı da şu şekilde değerlendirmeniz gerek. Herkes kişisel olarak bu geribildirim serisi içerisinden bir tane en beğendiği, en faydalı olduğunu ya da işe yaradığını düşündüğü bölümü seçsin ve bir tane de tam olarak uygulanabilir olduğunu düşünmediği ya da katılmadığı bölümü seçsin gerekçeleri ile birlikte ve bu toplantıda birbirinizle paylaşıp üzerinde fikir alışverişi yapın. Oradan doğal olarak bazı tartışma konuları çıkacaktır. Bu tartışma konularının hayatınıza girmesi çok pozitif ve bunları değerlendirin. Görev sizindir. Görüşürüz!

Geribildirim serisinde kullanılan ve özü damıtılan kitapların listesi şöyle:

Yüksek Performans İçin Yaratıcılık Serisi

1. Prof. Dr. Taibi Kahler – The Process Therapy Model: The Six Personality Types with Adaptations
2. Stephan Karpman – A Game Free Life
3. Marshall Goldsmith – İş Dünyasında Zirveye Giden Yol
4. Anna Caroll – The Feedback Imperative: How to Give Everyday Feedback to Speed Up Your Team’s Success
5. Kim Scott – Radical Candor (Dobra Samimiyet)
6. Douglas Stone & Sheila Heen – Thanks for the Feedback: The Science and Art of Receiving Feedback Well
7. Gabor Mate – In the Realm of Hungry Ghosts
8. Dr. John Gottman – Making Marriage Work
9. David Heinemeier Hansson & Jason Fried – Rework (Sil Baştan)

Daha fazlası için…

Gaye Özcan‘a bu seride bize katıldığı için çok teşekkür ederiz.

Her Gün Öğren’in hikâyesini merak ediyorsanız buradan ulaşabilirsiniz. Sadece bu seri değil stres yönetimitemel yönetim becerileri ya da insan beyni ve davranışı ve daha birçok seriye tüm kitaplardan damıtılmış, özetlenmiş bilgiye erişmek için ister bireysel ister kurumsal başvuru yaparak her gün öğrenmeye devam edebilirsiniz.

Öğrenme, sonu gelmeyen ve gelmemesi gereken bir süreç. Kendinizi bu süreçten alıkoymayın. Öğrendiğiniz her bir bilginin sizi nerelere sürükleyeceğini, hangi kapıları açacağını, ufkunuzu nasıl genişleteceğini ve en önemlisi sizi nasıl mutlu edeceğini öğrenmeden tahmin bile edemezsiniz. Mutluluğun öğrenmeden geçtiğini unutmayın. Her bir yeni bilgi, aslında sizi mutluluğa ulaştıran yolunuzda attığınız bir adım ve bu adımı atabilecek tek kişi de sizsiniz.

Daha mutlu olmak için, daha çok öğren; her gün öğren.

Bizi TwitterLinkedIn ya da Instagram hesaplarımızdan takip ederek her gün öğrenmenize katkı sağlamayı da unutmayın.

 

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir