merhaba@hergunogren.com

Verimli Çalışma ve Zaman Yönetimi

İş hayatı içinden önemli konuları, kısa videolarla öğretir. Onlarca kitabın özünü damıtır, izleyiciye ulaştırır.

Verimli Çalışma ve Zaman Yönetimi

Haftanın 5 günü, 45 saatlik çalışma size yetmiyor mu? İşler yığılıyor, altından kalkılamayacak duruma geliyor ve çalıştıkça daha fazla çalışmanız gerekiyor gibi mi hissediyorsunuz? Yanız değilsiniz! Peki ama zaman yönetimini doğru yaparak daha kısa sürede ve daha verimli bir çalışma çıktısı almanız mümkün olmaz mı? Tabi ki olur. Verimli Çalışma ve Zaman Yönetimi serimizde sizlere tam da bunun inceliklerini anlatacağız.

1,713 olan kişi başı yıllık ortalama çalışma saati olan Japonya’da, çalışma baskısı nedeniyle strese bağlı kalp krizi ve felç gibi hastalıklar nedeniyle hayatını kaybedenler ve de intihar edenler için kullanılan bir terim bile var. “Karoşi”. İstatistiklerle kanıtlanmış bir sorun olan “aşırı çalışmaktan ölüm” demek. Çalışmak bizleri bu kadar mutsuz edip, hayattan kopmamıza neden olacak kadar ıstıraplı bir şey olmak zorunda mı? Aynı zamanda keyifli bir şey olması mümkün değil mi? Bizce mümkün ve bizlere günümüzde en değerli olan şey olan “zamanımızı” kendimize saklayacak alanları yaratmamızı sağlayacak birbirinden farklı yöntemler var. Gelin sizi bu dertten kurtarabilecek mucizevi yöntemlere bakalım.

HerGünÖğren

HerGünÖğren

Daha fazlası için Zaman Yönetimi Serimizi inceleyebilirsiniz.

Ölçmediğini, yönetemezsin

Önce şunu kabul edelim, işler her zaman bizim yapabileceğimizden daha fazla olacak. Bu yüzden neye ne kadar zaman harcadığımız ölçmemiz gerek. En başta bunu yapmak size vakit kaybı gibi gelebilir ama bunu yaptıktan sonra size ne kadar fayda sağladığını ve aslında ilerisi için ne kadar zaman kazandırdığını gördüğünüzde düşünceleriniz tamamen değişecek.

Neye ne kadar zaman harcadığınızı ölçtükten sonra da kendimize sormamız gereken üç esaslı soru var. Onlar da şöyle:

  1. İçinde bulunduğun tablonun tamamına baktığın zaman harcamış olduğun emekle yapıyor olman gereken işler birbiriyle örtüşüyor mu?
  2. O tablo içerisinde olmaması gereken hangi iş var?
  3. Bu tablo içerisinde eksik olan ne?

Bu sorulara cevap verdikten sonra zamanı yönetmeye de başlıyoruz ve aslında var olan zamanımızı daha da verimli hale getirmenin yolunu kendimiz bulmuş oluyoruz.

Sadece o an yaptığın işe konsantre ol

Sophie Leroy, Deep Work kitabında “İşimi neden yapamıyor?” (Why Is It So Hard to Do My Work?) başlıklı makalesinde yaptığı araştırmanın sonucunda şuna ulaşıyor: Eğer insanlar bir işi tamamlamadan diğer işe başlarlarsa, bir sonraki işe geçerken diğer işten kalan bir dikkat artığı/tortusu ile yeni işe başladıkları için verimlilikleri düşüyor ama diğer işi bitirip yenisine başlayanlarda bu dikkat artığı/tortusu oluşmuyor.

Bu dikkat eksikliğini yaşamamak için yapılması gereken, bir önceki akşam sonraki gün için planlamayı yapıp uykuya öyle geçmek. Beyin gece resetlenme (ilk hale getirme) yaşadığı için sabah yapacaklarınız belli olduğunda tam odaklı çalışmanız mümkün.

Verimli Çalışma ve Zaman Yönetimi İçin Checklist Kullan

Verimli Çalışma ve Zaman Yönetimi - Checklist

Verimli Çalışma ve Zaman Yönetimi – Checklist

Gawande, Checklist Manifesto kitabında uzmanların neden çok basit hatalar yaptığına odaklanır ve bu hatayı yapmayan 3 alan bulur: cerrahi, inşaat ve havacılık. Vardığı sonuç ise, tüm bu alanların çok maliyetli ve hata yapmayı kaldıramayacak alanlar oldukları. Hepsinin ortak kullandıkları aracın da “checklist” olduğunu fark ediyor. Önerdiği iki metot ise şu şekilde:

  1. Oku ve Yap
  2. Yap ve Kontrol Et

Bizlerin de yapması gereken de, ne yapacağımıza dair bir checklist oluşturmak ve bu checklist’i hayatımızın içine yerleştirmek.

Küçük Değişiklikler Yap Etkisi Büyük Olacak

Bir gün işe gittiğinizde pozisyonunuzun, takımınızın, yöneticinizin, biriminizin, çalışma yeri ve konumuzun değiştiğini düşünün. Tüm bunlarla bir anda karşılaşmak sizde nasıl bir etki yaratır?

Robert Mauer, Kaizen’in Ruhu (The Spirit of Kaizen) adlı kitabında insan beyninin değişimle karşılaştığında, değişim ne kadar büyükse o kadar büyük endişe ve korku yaşayacağını anlatır ki bu da beynin problem çözme yetisini o kadar sekteye uğratır. Küçük değişimlerin ise büyük bir sihri vardır. Hem de çok büyük.

Yapılması gereken küçük değişimlerdir. Örneğin, yaptığınız işi %10 daha iyi hale getirmeye çalışmak gibi. Böylece üst üste koyduğunuzda korkmadan, endişelenmeden büyük bir yol kat edebilirsiniz.

Eisenhower Matrisi

Verimli Çalışma ve Zaman Yönetimi - Eisonhower Matrisi

Verimli Çalışma ve Zaman Yönetimi – Eisonhower Matrisi

Gün içerisinde önemli ya da acil pek çok işle karşılaşıyoruz. Hangisini önce yapacağız? İşlerinizi önceliklendirebilmek en önemli meziyetlerden biri. Bunun için Eisenhower matrisini kullanmak sizi büyük bir yükten kurtaracak. Matrise göre işlerinizi ayırmanız gereken 4 ana alan var. Sırasıyla:

  • Önemli ve acil olan
  • Önemli ama acil olmayan
  • Önemli olmayan ama acil olan
  • Önemli veya acil olmayan

Önemli ve acil olandan başlayarak aşağıya doğru işlerinizi sıraladığınızda artık aciliyet sizin için sorun olmaktan çıkacak.

Verimli Çalışma ve Zaman Yönetimi  İçin Hafızana Güvenme

Verimli Çalışma ve Zaman Yönetimi - Hafızana Güvenme

Verimli Çalışma ve Zaman Yönetimi – Hafızana Güvenme

Her şeyi hatırlayabileceğini kim iddia edebilir? Beynimiz fikir üretmede mükemmel olsa da ne yazık ki onları kaydetmede aynı şekilde mükemmel değil. Bu nedenle bize asıl gereken kişisel farkındalık kazanmak çünkü ancak bu şekilde kendimizi yönetebiliriz.

Öğrenme şekilleri kişiden kişiye değişmez ve kısa süreli hafızada tutabileceğimiz verinin sınırı bellidir yedi artı eksi iki (7+-2). Yerine konulamayan, başkasına devredilemeyen, başkasından ödünç alınamayan tek şey zamandır ve onu iyi yönetmelidir.

Yapılması gereken, bir kâğıt ve kalem kadar basit. İnsan zihni elinde kalemle boş bir kâğıda baktığında ve orada, özgür alanda yazıp çizdiğinde daha iyi hatırlar. O yüzden bir kalem ve kâğıt alıp, not almaya başlayın.

E-posta Yönetimi

Tatil dönüşü e-posta bombardımanı hepimizin yaşadığı gerçeklerden. O bizi yönetmeye başlamadan, bizim onu yönetmemiz gerekiyor. Bunun için metodumuz: 4D Metodu.

  1. Do-it: İlk aksiyon şu; bir e-posta ile karşılaştığında eğer o e-postadaki işi 2-3 dakika içinde yapabiliyorsan yap.
  2. Delete: O e-posta ile karşılaştığında o e-posanın bir saha işine yaramayacağını düşünüyorsan bu kararı da o anda ver ve sil.
  3. Delegate: Eğer o e-postaki işi senin yapman gerekmiyorsa bunu hemen ilgilisine delege et.
  4. Defer: O e-postadaki aksiyon çok büyük olabilir, çok vakit alıyor olabilir, o anda yapamıyor olabilirsin ya da o anda imkanların bunu yapmayı sağlamıyor olabilir. Ertele ama aksiyon alarak ertele. Takvimine yaz ya da yapılacaklar listene ekle ve ne zaman yapacağının kararını ver.

Bu aksiyondan birini yapmaya çalış.
Yap.
Sil.
Delege et.
Ertele.
Her gün azalarak %10 daha az e-posta at.

Ekonomik Kalkınma ve İş birliği Örgütü’nün (OECD) verilerine göre Türkiye Avrupa ülkeleri arasında haftalık ortalama çalışma saatinin en uzun olduğu ülkeler sıralamasında birinci ama verimlilik konusunda ne yazık ki aynı veriler yok.

Multitasking

Task switching olarak da bildiğimiz bu kavram daha önce bahsettiğimiz, önceki işten kalan dikkat artığı/tortusuna sebep olabilecek olan durum. Tam da bu sebepten bundan kaçınmak gerek. Medya sonrası günümüzde algımız hep açık ve meşgul olduğu için bunun doğan olduğunu düşünsek bile tek bir işe odaklanmanın multitasking yapmaktan çok daha başarılı ve verimli sonuçlar verdiği ortada.

Her ne kadar insanlar multitasking’de çok iyi olduğunu düşünse de yapılan araştırmalar gösteriyor ki, insanlar bu becerilerinin her zaman diğer insanlardan daha fazla olduğunu düşünüyor ve yanılıyorlar. O yüzden de daha önce de söylediğimiz gibi en önemli nokta öncelikle kendimizi tanımak.

Zamanını Sen Yönet

Sayılamayacak kadar çok bildirimi her gün alıyoruz. İster Whatsapp, ister Instagram, Facebook ya da LinkedIn olsun. Hatta aramaları da bunlara ekleyebiliriz. Peki bunlara hemen dönmek ne kadar doğru? O sırada çok daha önemli işleriniz varken bu bildirimlerin sizi bölmesi işlerinizi hızlandırıyor mu yoksa yavaşlatıyor mu? Bu şekilde her birine dönmek sizin için faydalı mı yoksa zararlı mı?

Kontrol Odağını Ele Al

Kontrol Odağını Ele Al

Önceliklendirmelerinizi doğru yaptığınızda aslında her birine o an dönmenin sizin için çok acil ya da önemli olmadığını fark edeceksiniz. Bu noktada yapmanız gereken şey, telefon bildirimlerinizi kapatmanız. Bu bildirimler sadece işinizi bölmekle kalmıyor aynı zamanda sizin o an odaklandığınız işten de sizi uzaklaştırıyor.

SCRUM

Bazen özellikle hızlı ilerlemeniz gereken projelerde yapacağınız iş kadarını planlamanız gerekir. Scrum metodunda bir nokta aslında tam olarak bunun üzerine kurulu.

Jeff Sutherland’ın öncülüğünü yaptığı bu metodolojide esas olan: Küçük parçalara bölmek.

Hikâye oluştur
İçerik üret
Sprint icra et
Potansiyel olarak kullanılabilir bir ürün veya deneyimi final hale getir

Her şeyi aynı anda yapmaya çalışmak değil, parçalara bölmek gerekiyor. Daha da önemlisi, yapılacak işi görünür kılmak. Beynimizdeki en büyük alan görsel alan olduğundan projelerde işleri ne kadar görselleştirebilirsek o kadar başarılı oluruz.

Verimli Çalışma ve Zaman Yönetimi İçin: Erteleme

Verimli Çalışma ve Zaman Yönetimi - Erteleme

Verimli Çalışma ve Zaman Yönetimi – Erteleme

Procrastination olarak da bildiğimiz erteleme davranışı, mükemmeliyetçi kişilerde sorun yaratan bir durum. Bekle ama Neden? (Wait but Why?) yazarı Tim Urban, şunu söyler:

“Hepimizin zihninin içerisinde direksiyonda olan bir tane rasyonel karar verici var ama bir de beynimizde anlık haz alma maymunu var. Bu maymun aslında bize sürekli erteletir ama işin güzel yanı bir de panik canavarı var ve bu haz maymunu, panik canavarından çok korkar. Ne var ki, bu panik canavarının olmadığı senaryolarda kronik olarak erteleyen insanlar bir türlü yapmaları gerekenleri yapamazlar.”

Yani, eğer hayatınızda teslim tarihleri, deadline’lar yoksa bu canavar devreye girmez. O nedenle kendiniz bu teslim tarihlerini yaratmalısınız.

Zamanı Katlamak

Eisenhower Matrisine bir boyut daha ekleyen Rory Vader, konuya “Zamanı nasıl arttırırsınız?” diye bakan biri. Eisenhower Metodolojisine üçüncü bir boyut daha ekleyerek, işin uzun vadedeki etkisini de ekliyor.

Buna verilebilecek en güzel örnek şu olabilir; diyelim ki sürekli tekrar eden bir e-posta var. Sıklıkla aynı cevabı vermenizi gerektiren aynı konu ile ilgili bir e-posta. Bu durumda durup cevap olabilecek bir örnek hazırlamanız bir sonraki defa sizi aynı içeriği hazırlama külfetinden kurtaracaktır. O an için sizin zamanınızdan çalıyor gibi gözükebilir ama uzun vadede size çokça zaman kazandıracak bir eylemdir.

verimli Çalışma ve Zaman Yönetimi Özelinde Pareto’nun Karlı Tarafı

Verimli Çalışma ve Zaman Yönetimi - 80/20

Verimli Çalışma ve Zaman Yönetimi – 80/20

80/20 Kuralı, sadece iktisatçılar için faydalı bir kural değil. Hayatın her alanında bizlere fayda sağlayabilecek bir prensip. Yaptığınız bütün işler içerisinde öyle bir %20’lik kısım vadır ki sizin iş sonuçlarınızın %80’inini oluşturur.

Richard Koch’un bununla ilgili yazdığı kitabı 80/20 Prensibi, temel olarak Pareto Prensibi’nden bahsediyor. Kitapta 10 madde sıralanmış. Bunlar Koch’a göre en düşük değerli işler. Yani kaçınılması ya da farklı şekilde yaklaşılması gereken işler.

  1. Diğer insanların yapmanı istediği işler.
  2. Düşünceyi kapatan işler, kalıplaşmış eylemler.
  3. Yapmakta iyi olmadığın şeyler.
  4. Yapmaktan hoşlanmadığın işler.
  5. Sürekli kesintiye uğratılan işler.
  6. Çok az insanın ilgisini çeken işler.
  7. Birlikte çalıştığın kişilerin çok güvenilir olmadığı ya da çok yüksek kaliteli işler üretmediği iş türleri.
  8. Sürekli aynı şekilde döngü oluşturan şeyler.
  9. Planladığından neredeyse iki kat daha uzun süren işler.
  10. Telefona cevap vermek.

O Kurbağayı Ye!

Verimli Çalışma ve Zaman Yönetimi - O Kurbağayı Ye!

Verimli Çalışma ve Zaman Yönetimi – O Kurbağayı Ye!

Sabahları işe gittiğinizde ilk yaptığınız iş nedir? E-postlarınız kontrol etmek mi yoksa dünden kalan en önemli işlerinizi tamamlamak mı? Genellikle insanlar en basit işlerle başlamaya eğilimli. Brian Tracy O Kurbağayı Ye (Eat Taht Frog) kitabında bunun tam tersinin yapılmasından yana olduğunu anlatır.

Tracy’e göre eğer sabah en yapmak istemediğiniz işi yaparak güne başlarsanız, ondan daha sıkıcı ya da yorucu başka bir iş olamayacağını düşünerek bundan öncelikle kurtulmanın sizi motive edeceğini öne sürer.

Fikre çok fazla katılmamakla beraber kitabın çok satanlar listesinde uzun süre kalmış olması literatürümüze girme sebebi oldu.

Kitapta katılmadığımız noktayı bambaşka bir alandan vereceğimiz bir örnekle desteklemek isteriz. Spora gittiğinizde ilk olarak daha ısınmadan en ağır idmanı yaparsanız kas yırtılmasına sebep olursunuz. Bir başka argümanımız ise, işimizin bu kadar da sevilmeyecek bir şey olmadığına dair. Tüm bunlar vardığımız sonucu, yavaş yavaş zor işlere geçmenin beyin için başta bir idman yaparak daha da zorları için kendini hazırlamasına zemin sağlaması.

Verimli Çalışma ve Zaman Yönetimi serisinde kullanılan ve özü damıtılan kitapların listesi şöyle:

Verimli Çalışma ve Zaman Yönetimi - Okuma Listesi

Verimli Çalışma ve Zaman Yönetimi – Okuma Listesi

  1. Peter Ferdinand Drucker – The End of Economic Man (Ekonomik İnsanın Sonu)
  2. Sophie Leroy – Why Is It So Hard to Do My Work? (İşimi Yapmak Benim İçin Neden Bu Kadar Zor?)
  3. Atul Gawande – Checklist Manifesto
  4. David Allen – Getting Things Done: The Art of Stress-free Productivity (İş Bitirici: Stressiz üretkenlik Sanatı)
  5. Robert Maurer – The Spirit of Kaizen (Kaizen’in Ruhu)
  6. Cal Newport – Deep Work (Pür Dikkat)
  7. Jeff Sutherland – SCRUM The Art of Doing Twice the Work in Half the Time (SCRUM İki Katı İşi Yarı Zamanda Yapma Sanatı)
  8. Neil Fiore – The Now Habit
  9. Tim Urban – Wait but Why? (Bekle ama Neden?)
  10. Rory Vaden – Procrastinate on Purpose: 5 Permissions to Multiply Your Time
  11. Richard Koch – The 80/20 Principle (80/20 Kuralı)
  12. Brian Tracy – Eat That Frog (Ye O Kurbağayı!)

Sonuç

Siz de bu önerileri dikkate alarak hareket ederseniz, verimli çalışma ve zaman yönetimi konusunda artık çok daha başarılı olabilirsiniz.

Verimli Çalışma ve Zaman Yönetimi İçin Unutulmaması Gerekenler:

  • Ölçmediğini, yönetemezsin
  • Sadece o an yaptığın işe konsantre ol
  • Checklist
  • Küçük değişiklikler yap etkisi büyük olacak
  • Eisenhower matrisi
  • Hafızana güvenme
  • E-posta yönetimi
  • Multitasking
  • Zamanını sen yönet
  • SCRUM
  • Zamanını katlamak
  • Pareto’nın karlı tarafı
  • O kurbağayı ye

Her Gün Öğren’in hikayesini merak ediyorsanız buradan ulaşabilirsiniz. Sadece bu seri değil stres yönetimi, inovasyon ya da müşteri yönetimi ve daha birçok seriye tüm kitaplardan damıtılmış, özetlenmiş bilgiye erişmek için ister bireysel ister kurumsal başvuru yaparak her gün öğrenmeye devam edebilirsiniz.

Öğrenme, sonu gelmeyen ve gelmemesi gereken bir süreç. Kendinizi bu süreçten alıkoymayın. Öğrendiğiniz her bir bilginin sizi nerelere sürükleyeceğini, hangi kapıları açacağını, ufkunuzu nasıl genişleteceğini ve en önemlisi sizi nasıl mutlu edeceğini öğrenmeden tahmin bile edemezsiniz. Mutluluğun öğrenmeden geçtiğini unutmayın. Her bir yeni bilgi, aslında sizi mutluluğa ulaştıran yolunuzda attığınız bir adım ve bu adımı atabilecek tek kişi de sizsiniz.

Daha mutlu olmak için, daha çok öğren; her gün öğren.
Bizi Twitter, LinkedIn ya da Instagram hesaplarımızdan takip ederek her gün öğrenmenize katkı sağlamayı da unutmayın.

 

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir